منوعات
كيف تكتب تقرير بطريقة احترافية؟
كيف تكتب تقرير
نتعرف الأن على كيف تكتب تقرير بطريقة احترافية، وأنواع التقارير حيث أنه يقدم عرضاً للموضوع، ويجب أن يكون محتواه واضحاً، ومباشرا، ومنظما.
ما هو التقرير ؟
يذكر موقع البوابة ما هو التقرير وما أنواعه وكيف تكتب تقرير بطريقة احترافية حيث يختلف نوع التقرير إلى أنواع عديدة كما يلي:
التقرير هو اختصار للعمل في ملف قصير، ويكون لهدف معين، ويعمل على تقديم معلومات، وأدلة محددة من خلال تحليلها على مشكلة أو قضية معينة وعرض المعلومات بشكل واضح، بحيث يسهل على الجمهور متابعتها.
أنواع التقارير
يوجد عدة أنواع ل كيف تكتب تقرير واستخداماته التي قد تحتاج إلى إنشاؤها كالتالي:
التقارير السنوية
- التقارير السنوية هي تقارير تصل إلى عام من التقدم، والأداء في العمل للسماح للمشرفين بمعرفة كيفية أداء الشركة.
التقارير الأسبوعية
- ويعتمد على تقدمك في مختلف المشاريع والأهداف، وممكن أن يكون تقرير بسيط من صفحة واحدة أو أكثر تعمق.
تقارير المبيعات والتسويق
- تعد هذه التقارير رائعة لتحديد استراتيجياتك تعمل أم أنها بحاجة إلى بعض التغيير في المستقبل.
تقارير المشروع
- أي تجعل العملاء وأعضاء الفريق على اطلاع دائم بحالة المشاريع المختلفة من خلال تزويدهم بتقرير المشروع.
تقرير البحث
- إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض الأبحاث المتعمقة، فإن أفضل طريقة لتقديم هذه المعلومات هي التقرير البحثي.
تقرير أكاديمي
- هذا التقرير يتم إنشاؤه لفصل دراسي غالباً في الدراسات العليا، أو الجامعة.
التقارير الرسمية والغير رسمية
- التقارير الرسمية تكون منظمة، ومرتبة جداً، وبها الكثير من التفاصيل وتلتزم بصيغة كتابة معينة.
- التقارير غير الرسمية تكون عبارة عن رسائل قصيرة تكتب بلغة طبيعية مستخدمة في حياتنا اليومية.
التقارير الرسمية أو الجانبية
- التقارير الرسمية تكون من داخل المؤسسة والتقارير الذي تنتقل من الأعلى إلى الأسفل أو بالعكس في السلم الوظيفي للشركة تسمى تقارير رسمية.
- التقارير الجانبية تنتقل بين الموظفين في القسم الواحد من الشركة، أو بين أقسام مختلفة من نفس المستوى الوظيفي.
التقارير الإعلامية أو التحليلية
- التقارير الإعلامية مثل التقارير السنوية، والمالية، وتحتوي على معلومات مهمة واضحة وتنقلها من جزء إلى جزء أخر في الشركة أو المؤسسة.
- التقارير التحليلية فهي تهدف إلى دراسة مشكلة معينة، ومحاولة إيجاد حلول لها.
التقارير الداخلية أو الخارجية
- التقارير الداخلية هي التي يتم تبادلها داخل الشركة أو المؤسسة الواحدة.
- التقارير الخارجية هي التي تنتقل بين شركات متعددة مثل التقارير السنوية أو المالية للشركات.
التقارير الدورية
- وهذه التقارير تصدر في مواعيد مجدولة بانتظام، وتخدم الرقابة الإدارية بشكل أساسي، وتساهم النماذج المطبوعة والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.
التقارير الوظيفية
- وتتضمن مجموعة من التقارير المختلفة منها التقارير المالية، والمحاسبة، والتسويق بالإضافة إلى العديد من التقارير الأخرى وممكن أن تكون داخلية أو خارجية أو رأسية أو جانبية.
ما هي طريقة كتابة التقرير؟
لمعرفة كيف تكتب تقرير على الرغم من تعدد أشكال التقارير واستخداماتها إلا أنها تعتمد بشكل رئيسي على شكل التقرير نفسه حيث يوجد تقرير للعمل وتقرير الخبرة وغيرها، ويوجد بعض الخطوات لكيفية كتابة تقرير كما يلي:
- أولاً: تحديد الهدف.
- ثانياً: تحديد الإجراءات.
- ثالثا: البحث عن المعلومات.
- رابعا: تحديد الهيكل.
- خامساً: القيام بصياغة الجزء الأول للتقرير.
- سادساً: تحليل نتائج التقارير الخاصة بك.
- سابعاً: تقديم التوصيات.
- ثامناً: القيام بصياغة الملخص.
- تاسعاً: إنشاء قائمة مرجعية.
- عاشراً: القيام بمراجعة مسودة التقرير الخاصة بك.
خطوات كتابة التقرير
- أن تعرف ما هو الهدف من كتابة التقرير، ليسهل عليك تنظيم المعلومات، والانتقاء بها، وبذلك نحدد الشكل النهائي.
- يجب أن تحدد الإجراءات أي الخطوات التي تساعدك في كتابة التقرير، مثل البحث على الانترنت أو غير ذلك.
- نقوم بالبحث عن المعلومات وهي أهم خطوة في كتابة التقرير، والتأكد من أن المعلومات التي تجدها مناسبة.
- تحديد هيكل أي شكل التقرير فقد يكون متشابها في حالات كثيرة ويحتاج إلى تعديل.
- بعد ذلك نكتب العناوين ونبدأ في ملئها بالمعلومات التي جمعتها.
- تمثل النتائج أساس أي تقرير لأنها الذي تحدد الاستنتاجات والقرارات لكي تجعل التقرير أكثر قابلية للقراءة.
- التوصيات وهي حل مشكلة التقرير وذلك بقراءة نتائجك، وأن تفكر فيما تريد أن تفعله، وأن توضح التفاصيل الكافية للقارئ.
- تتطلب بعض التقارير في كتابة ملخص تنفيذي أو قائمة محتويات، وعلى الرغم من وجودهم في بداية التقرير فلن تتمكن من القيام منها إلا بعد الانتهاء من التوصيات.
- سوف تحتاج إلى كتابة عدة مسودات للتحقق من صحة تقريرك.
كيفية كتابة تقرير العمل
هناك مجموعة كبيرة من تقارير العمل مثل تقارير المبيعات والتقارير اليومية وتقارير الميزانية وغيرها، وتتطلب كتابة تقارير العمل مهارات اتصال جيدة، ونوضح في الخطوات الأتية كيف تكتب تقرير احترافي للعمل كما يلي:
- تحديد جمهورك عن طريق معرفة من سيقرأ تقريرك لتحديد كيفية التنسيق والنبرة التي تستخدمها عند كتابته.
- تحديد الغرض من تقريرك لتحديد المعلومات التي يجب اتخاذها لكتابة التقرير.
- يجب هيكلة التقرير عند كتابته بحيث يمكن قراءته واستيعابه بسهوله.
- عند كتابة التقرير يجب أن تسعى لاستخدام لغة واضحة وموجزة لكي يسهل على القارئ قراءتها.
- تجنب استخدام كلمات زائدة أو جمل وألفاظ لا حاجة إليها.
- كما أن التدقيق اللغوي لتقرير عملك خطوة أساسية في عملية كتابة التقرير، كما يتيح لك استبعاد أي معلومات غير ضرورية.
- بعد الانتهاء من كتابة تقريرك اتركه ساعة قبل تدقيقه للنظر له بطريقة جديدة والتعرف على الأخطاء التي لم تراها وأنت تكتبه.
إقرأ أيضًا: كيف ازيد ثقتي بنفسي